UM GSA

Bylaws

BYLAWS OF THE GRADUATE STUDENT ASSOCIATION OF THE UNIVERSITY OF MIAMI

Ratified  by  the  Graduate  Student  Executive  Board  and  Senate  on  October  7,  2008. Last  amended  on  March  24th,  2021.

ARTICLE I: PURPOSE AND AUTHORITY OF THE BYLAWS

Section  1:  The  Bylaws  shall  elaborate  terms,  governing  structure,  duties,  and  processes  specified  in  the  Graduate  Student  Association  Constitution.   

Section  2:  The  Bylaws  shall  serve  as  official  governing  documents  of  the  Graduate  Student  Association  and  be recognized  as  such,  only  to  be  superseded  by  the Constitution.

Section  3:  No  Graduate  Student  Association  Officer  or  Senator  may  offer  amendments  to  the  Bylaws  that  conflict  with  the  Constitution. 

ARTICLE II: NOMINATION AND ELECTION OF OFFICERS

Section  1:  All  candidates for any Graduate Student  Association  Executive  Board  office  shall  declare  their  candidacy  by  self-nomination  at  least  one  (1)  week  prior  to  the  predetermined  election  date  and  shall  submit  a  250-word  paragraph  for  distribution  to  all  Senators.  Candidates  may  submit  simultaneous  letters  of  intent.  Candidacy  may  also  be  declared  from  the  floor  at  elections, however  those  candidates  will  not  appear  on  paper  ballots.

  1. Paper ballots will be replaced with virtual polling ballots when the Senate meets virtually or in hybrid format
  2. Floor nominations may be made verbally or in writing in the chat function on Zoom

Section  2:  During  the  consideration  of  a  candidate  by  the  Senate,  all  candidates  for  the  same  position  shall  leave  the  meeting  until  the  presiding  officer,  as  specified  in  the  Constitution,  calls  the  candidates  in  for  questioning  on  an  individual  basis.  At  this  time,  the  candidate  may  deliver  a  presentation  of  up  to  five  (5)-minutes  to  the  Senate.  There  will  then  be  a  brief  five  (5)-minute  period,  during  which  Senators  can  question  the  candidate.  After  questioning,  the  candidate  shall  leave  upon  the  request  of  the  presiding  officer  for  the  duration  of  open  debate  about  the  candidates.   

Section  3:  Only  after  all  candidates  for  a  particular  office  have  been  presented  to  the  Senate  and  made  available  for  questioning  shall  discussion  begin.  Candidates  will  be  allowed  to  enter  after  the  discussion  period  has  ended. 

Section  4:  Voting  shall  be  conducted  by  secret  ballot.  The  Parliamentarian,  or  their  designee,  shall  pass  out,  collect  the  ballots,  and  privately  count  them  when  they  have  all  been  submitted. In the case where the Senate meets virtually or in hybrid format, the Parliamentarian, or their designee, will have created polls for the Zoom call prior to the meeting and will adjust these polls in accordance with who is nominated from the floor. Candidates  shall  be  elected  by  a  majority  of  the  filled  Senate  seats.  In  the  event  that  no  such  candidate  receives  a  majority,  the  Senate  shall  repeat  the  procedure  with  only  the  two  (2)  candidates  receiving  the  most  votes eligible.  If  a  tie  occurs,  then  the  number  of  candidates  allowed  will  be  the  minimum  number  in  order  for  the  tie  to  hold.  A  blank  ballot  is  considered  an  abstention.   

Section  5:  Any  elected  Senator  or  current  Executive  Board  member  may  submit  an  absentee  vote  for  any  election  if  their  request  for  an  absentee  ballot  is  received  via  e-mail  one  (1)  week  prior  to  the  date  of  the  election  by  the  Parliamentarian  or  their  designee.  To  be  counted,  the  Parliamentarian  or  their  designee  must  receive  all  ballots  by  email  fifteen  (15)  minutes  before  the  meeting  in  which  the  live  vote  will  occur.  There  is  no  voting  by  proxy. 

Section 6: The voting order of positions other than President and Vice President will be the same as the order of succession, found in Article VI, Section 1 of the GSA Bylaws. Elections for President and Vice President should take place in late February of each Academic Year, followed at the very next meeting by the elections of the remaining officers of the E-Board.

Section 7: If an elected Officer vacates or is recalled from their position  before  the  end  of  the  term of office, the Executive Board shall preside over an election to fill vacated position(s) at the next Senate meeting. The replacement shall serve the remainder of the term.   

ARTICLE III: RECALL AND APPEAL PROCEDURES

Section 1: Any Graduate Student Association Senator, Committee chair, or Committee  member that is voted to be recalled by the Executive Board, as specified in the Constitution,  shall be given a written notice of the recall action and the opportunity to appeal the recall  action within two (2) weeks of delivery of the notice. 

Section 2: Upon  delivery  of  the  recall  notice,  the  Senator,  Committee  chair,  or  Committee  member  in  question,  shall  immediately  be  recalled  and  the  position  held  shall  be  considered  vacant.   

Section 3: If  the  recall  action  is  appealed  by  the  Senator,  Committee  chair,  or  Committee  member  in  question  within  two  (2)  weeks  of  delivery  of  the  recall  notice,  the  recall  action  shall  be  administered  as  follows: 

  1. If  the  recall  was  the  result  of  a  failure  to  execute  his/her  administrative  duties  as  a  Senator  (i.e. excessive  unexcused  absences,  inability  to  fulfill  Committee  obligations,  unpaid  Graduate  Activity  Fee,  etc.)  then  the  recall  and  the  appeal  shall  be  presented  in  the  next  Senate  meeting. A  three  (3)-minute  explanation  of  the  recall  action  may  be  made  prior  to  the  vote  by  the  President  or  their  designee  on  the  Executive  Board.  The  recalled  individual  will  also  be  allowed  three  (3)  minutes  to  present  any  pertinent  information  regarding  the  reason  for  the  appeal.  Debate  on  the  recall  action  will  then  be  open  to  all  members  of  the  voting  body.  A  majority  of  voting  members  present  is  needed  to  overturn  the  recall  action.
  2. If  the  recall  action  is  the  result  of  misconduct  or  malfeasance  of  the  Senator  in  question,  then  the  Executive  Board  shall  draw  up  a  case  presenting  the  accusation,  materials,  and  witnesses,  along  with  the  Senator’s  appeal,  and  refer  the  case  to  the  Dean  of  the  Graduate  School. The  Graduate  School  will  then  review  the  materials  as  presented,  request  additional  information  as  needed,  and  then  make  a  recommendation.  The  Graduate  School  will  present  their  decision  to  the  Senate  and  the  recalled  individual  at  the  next  Senate  meeting  after  notice  of  appeal  is  given,  where  Senators  present  at  the  meeting  will  confirm  or  reject  the  Graduate  School’s  recommendation.
  3. Senators  recalled  for  reasons  that  do  not  clearly  fall  within  the  definitions  in  Article  III,  Section  3,  Parts  a  or  b,  shall  refer  to  the  appeal  process  in  part  b. 

ARTICLE IV: PROCESSION OF GRADUATE STUDENT SENATE MEETINGS

Section  1:  All  Graduate  Student  Senate  meetings  shall  take  on  the  following  order: 

  • Call to Order
  • Special Orders
  • Orders of the Senate
  • Old Business
  • New Business Open Forum Adjournment.

Section 2:A call to order shall be carried out by the presiding officer through verbal acknowledgement of quorum being reached. In the case where quorum has not been reached, the meeting will be postponed until such a time that quorum has been reached.

Section 3: Items  that  are  not  normally  addressed  in  the  Orders  of  the  Senate  are  addressed  in  the  Special  Orders.  Such  items  include,  but  are  not  limited  to,  guest  speakers.  Orders  of  the  Senate  are  open. 

Section  4:  Executive  Board  reports,  Committee  reports,  and  ratification  of  minutes  are  addressed  during  Orders  of  the  Senate. 

Section  5:  Items  that  have  been  tabled  from  the  previous  Senate  meeting  shall  be  addressed  during  Old  Business.   

Section  6:  Items  that  are  newly  introduced  to  the  Senate  shall  be  addressed  during  New  Business. 

Section  7:  General  announcements,  graduate  student  event  announcements,  points  of  discussion,  announcements  and  other  items  relating  to  the  Graduate  Student  Association  are  mentioned  in  the  Open  Forum.   

Section  8:  Adjournment  of  a  Senate  meeting  occurs  once  a  motion  to  adjourn  passes  during  Open  Forum. 

ARTICLE V: FORMAT AND PROCEDURE FOR VOTING ON RESOLUTIONS

Section 1: Graduate Student Association resolutions must be presented in Senate meetings  and sponsored by at least one (1) Officer or Senator. 

Section 2: A resolution shall contain 

  • The number of the resolution stated as “Graduate Student Association 2020/21 Senate  Resolution #001”. 
  • A  title  in  capital  letters  beginning  with,  “A RESOLUTION   TO”,  stating  the purpose   of  the  resolution; 
  • The  Sponsor  or  Sponsors  of  the  resolution; 
  • A  statement  or  statements  beginning  with  “Whereas,”  identifying  the  reason  or  reasons  why  the  resolution  should  be  passed  by  the  Senate;  and 
  • A  statement  or  statements  beginning  with  “Be it   resolved,”  identifying  the  action  the  Graduate  Student  Association  should  take,  recommended  or  requested  actions  affecting  graduate  students  that  the  Graduate  School  or  the  University  of  Miami  should  take,  the  opinion  the  Association  should  have,  or  the  decision  the  Graduate  Student  Association  should  make.

Section  3:  All  resolutions  shall  be  submitted  to  the  President  and  Parliamentarian  in  writing as early as possible prior  to  the  Senate  meeting  that  the  resolutions  shall  be  presented  in. 

Section  4:  Presentation  and  Voting  of  Graduate  Student  Association  Resolutions: 

  • A  Sponsor  shall  summarize  in  one  (1)  minute the content  of  the resolution and  explain  why  the  resolution  should  be  passed.  The  presiding  officer  may  permit  more  time  for  content  summary  and  explanation  of  the  resolution  if  requested  by  the  Sponsor. 
  • The  Senate  may  question  the  Sponsor  or  Sponsors on   the  content  and basis   of  the  resolution  and  discuss  why  the  resolution  should  or  should  not  pass  based  on  the  merits  of  the  resolution. 
  • The  Senate  shall  pass,  fail,  or  table  the  resolution.

Section  5: Process   for  Offering  Amendments  to  Resolutions: 

  • When  an  Officer  or  Senator  offers  an amendment   to  the  resolution, the   Sponsor  may  accept  the  amendment  without  objection  or  object  to  the  amendment. 
  • If  an  objection  is  made,  the  Officer  or Senator   offering  the  amendment may   move  to  discuss  the  amendment.  If  the  motion  passes,  the  Senate  shall  discuss  only  that  amendment. 
  • The  Senate  shall  vote  to  pass  or  fail  the amendment.   Once  the  vote  is  made,  the  Senate  shall  resume  discussion  on  the  whole  resolution. 

Section  6:  Unless  otherwise  mentioned  in  the  Constitution  or  Bylaws,  passage  of  a  resolution  shall  require  a  majority  of  those  present  and  voting.  A  resolution  resulting  in  a  tied  vote  shall  be  considered  as  failed.   

Section  7:  If  a  resolution  recommends  or  requests  actions  by  the  Graduate  School,  the  Parliamentarian  shall  transmit  the  resolution  requesting the  Graduate  School  Dean and Senior Vice President of Student Affairs  to  approve,  deny,  or  take  no  action  on  the  resolution.  The  Graduate  School  Dean and Senior Vice President  shall  have  fifteen  (15)  calendar  days  to  respond  to  the  transmitted  resolution.  A  lack  of  response  after  fifteen  (15)  calendar  days  shall  indicate  that  no  action  has  been  taken  on  the  resolution.  If  a  resolution  recommends  or  requests  actions  by  the  University  of  Miami,  the  same  course  of  action  shall  be  taken  in  addition  to  referring  the  resolution  to  the  appropriate  entity.

ARTICLE VI. TEMPORARY EXECUTIVE FUNCTION

Section  1:  In  a  prolonged  absence  or  incapacitation  of  the  President  and  failure  of  the  Vice  President  to  assume  the  executive  duties  of  the  President  by  absence  from  the  local  area,  incapacitation,  or  by  cause  of  vacancy  in  said  office,  then  the  person  whose  office  is  highest  on  the  following  list,  who  is  in  the  local  area,  and  who  is  able  to  serve  shall  assume  the  executive  duties  of  the  President  for  the  duration  of  the  President’s absence  or  inability  to  function.   

  1. Parliamentarian 
  2. Treasurer 
  3. Secretary 
  4. Public  Relations  Officer 
  5. Webmaster 
  6. Student  Life  Officer 
  7. Academic  Relations  Committee  Chairperson 
  8. Student  Wellness  Committee  Chairperson 
  9. Committee  on  Graduate  Student  Organizations Chairperson 
  10. Events  Committee  Chairperson 

Section  2:  Whenever  the  offices  of  President  and  Vice  President  shall  simultaneously  be  vacant,  the  Senate  shall  convene  at  the  earliest  practical  time  on  the  call  of  the  highest  position  listed  in  Article  VI,  Section  1  of  the  Bylaws,  who  shall  chair  as  the  temporary  presiding  officer.  If  no  position  holder  in  Article  VI,  Section  1  of  the  Bylaws  is  able  to  chair  as  the  temporary  presiding  officer,  the  Senate  shall  elect  a  Senator  to  chair  as  the  temporary  presiding  officer.  Elections  for  these  offices  shall  be  carried  out  as  specified  in  Article  II  of  the  Bylaws,  with  all  other  business  delayed  until  said  elections  are  completed. 

Download GSA Constitution and Bylaws, amended April 20th, 2022.

GSA Constitution and Bylaws (Amended 4-20-22)Download